La correspondance dématérialisée dans les marchés publics

Le décret 2016-360 du 25 mars 2016 impose depuis le 1er octobre que tous les échanges soient effectués par une voie électronique. Si tout le monde s’accorde sur le fait que la réponse des soumissionnaires des procédures de plus de 25 000 € est effectuée par voie dématérialisée, il ne faut pas oublier que c’est toute la procédure qui est impactée par l’article 41 du décret. Ainsi, les questions des soumissionnaires en cours de consultation, les demandes d’informations, de compléments, les échanges relatifs à la négociation, les décisions de rejet ou d’attribution et les notifications des décisions doivent être effectués par voie dématérialisée.

Deux problématiques se posent alors aux acheteurs. Quel outil utiliser pour correspondre avec les soumissionnaires ? Le contenu des échanges doit-il être signé ?

La forme des échanges par voie électronique

La forme de la correspondance dématérialisée entre acheteurs et soumissionnaires est déterminée de manière assez souple puisque l’article 2-II de l’arrêté du 27 juillet 2018 précise que l’acheteur « détermine les niveaux de sécurité exigés pour le recours aux moyens de communication électronique utilisés pour les communications ou échanges d’informations » autres que ceux utilisés pour la réception des candidatures et des offres.

Le « Guide <très pratique> de la dématérialisation des marchés publics » édité par la Direction des Affaires Juridiques du ministère de l’économie en juillet 2018, conseille ainsi aux acheteurs, pour sécuriser leurs correspondances, d’utiliser des outils qui garantissent l’identité du destinataire, l’intégrité du document et la réception par le destinataire, à savoir le service de courrier électronique du profil d’acheteur ou un dispositif de recommandé électronique [1]. En effet un service de messagerie électronique (courriel), ne permet de satisfaire à ces exigences et la jurisprudence du juge civil est constante sur le sujet, le courriel ne constitue qu’un commencement de preuve par écrit [2].

Le « service de courrier électronique » que doit proposer le profil acheteur en vertu de l’arrêté du 14 avril 2017, doit être l’outil de prédilection des acheteurs. Ce service du profil d’acheteur offre toutes les garanties nécessaires puisqu’il répond aux exigences d’horodatage, de traçabilité, d’intégrité des données et de confidentialité imposées par les référentiels généraux de sécurité et d’interopérabilité de l’ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005.

Cette souplesse permet ainsi à l’acheteur de ne pas s’obliger à l’utilisation d’outil de Lettre Recommandée Electronique conforme à l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, même pour la notification du contrat. C’est ce que vient préciser l’article 7 de l’arrêté du 27 juillet 2018 en indiquant que la notification d’un document peut s’effectuer soit « par l’envoi d’un recommandé électronique », soit « par l’utilisation du profil d’acheteur ». Les services de Lettre Recommandée Electronique apportent certes des garanties supplémentaires sur l’identification du destinataire, mais qui ne sont pas imposées aujourd’hui par la réglementation marchés publics.

Le contenu des échanges par voie électronique

Rappelons tout d’abord, qu’apposer une signature scannée sur un document électronique ne vaut pas signature et qu’un document papier signé manuscritement, puis scanné ne donne dans ce cas, au document électronique que la valeur d’une copie. Il faut noter ensuite que seul le détenteur du certificat de signature électronique est autorisé à s’en servir pour apposer sa signature électronique. Ainsi pour un document électronique, une seule voie de salut, la signature électronique de ce document par le détenteur du certificat.

Le changement de culture et de pratiques induit par ce passage à la dématérialisation, ne se fera pas facilement et nécessite l’élaboration de solutions de contournement en attendant que l’apposition d’une signature électronique sur un document devienne un réflexe pour l’ensemble des acteurs.

Les acheteurs peuvent dans un premier temps s’interroger sur la pertinence de signer l’ensemble des échanges avec les entreprises. Pour bon nombre de correspondances en cours de procédure, l’identification de l’expéditeur proposée par « service de courrier électronique » du profil d’acheteur est suffisante. Si l’on souscrit à cette analyse, il n’est ainsi plus utile de signer le document. C’est ainsi ce que préconise la DAJ dans son guide pour les questions/réponses lors de la consultation ou les demandes de précision (candidature ou offre).

Pour les documents pour lesquels les acheteurs souhaitent une garantie plus forte de l’expéditeur, comme pour les lettres de rejet, par exemple qui détermine le point de départ des recours contentieux, la signature électronique du document s’impose. On notera que la DAJ, toujours dans le même guide, adopte une position pour le moins étonnante indiquant que ces documents doivent être signés, mais pas forcément électroniquement. Le document signé manuscritement devant être scanné et cette copie envoyée électroniquement. Un comble lorsqu’on évoque une transformation numérique et une analyse d’autant plus étonnante que l’article L212-2 du Code des relations entre le public et l’administration prévoit que sont « dispensés de la signature de leur auteur » […] « les décisions administratives qui sont notifiées au public par l’intermédiaire d’un téléservice ».

Enfin, les acheteurs doivent utiliser plus largement les délégations de signatures afin de résoudre les problématiques organisationnelles, en évitant de solliciter électroniquement les plus hautes instances hiérarchiques de l’acheteur. Délégations qui devront être orchestrées par un parapheur électronique [3]. Ce type d’outil permet la transposition des circuits papiers classiques vers des outils informatiques ad hoc. Le signataire n’est ainsi plus noyé par l’utilisation de nombreux outils informatiques métier, mais dispose d’un seul point d’entrée, le parapheur, pour signer des ensembles de documents en quelques clics.

 

Notes de bas de page :

[1] Guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics – A69. Comment notifier électroniquement un marché ?

[2] Cour de cassation, civile, Chambre civile 1, 20 mai 2010, 09-65.854

[3] Article 7 de l’arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique et abrogeant l’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics

 

Auteur: Renaud Pascal

Juriste Consultant Agysoft
Intervenant Master II CPP – Université Montpellier
Intervenant Master II MUTI – IAE Montpellier
Expert en marchés publics, dématérialisation, TIC et exécution financière

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